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Fiche conseil 1 : La domiciliation d’entreprise, c’est quoi ?

25/02/2016

Le 25 février 2016 - par Hervé LEGUAI

 

Bien souvent, nos clients viennent pour se domicilier chez TBC Dijon-Longvic en disant rechercher une "boîte aux lettres". Cette vision, très restrictive de notre métier, est essentiellement due au fait qu'ils ne le connaissent pas...

Alors, la domiciliation d'entreprise, qu'est-ce que c'est ?

 

 

1- Lieu d'accueil de votre entreprise.

La domiciliation d'entreprise peut-être considérée comme l'externalisation de siège social. Votre entreprise bénéficie ainsi d'une adresse professionnelle, bien distincte de votre adresse personnelle, au même titre que si vous louiez des locaux fixes.

Aussi, nous ne nous contentons pas de vous offrir une simple adresse ou "boîte postale". Le centre de domiciliation représente votre siège social et nous mettons à votre disposition tous les moyens nécessaires à votre activité (mise à disposition de bureaux ponctuels et de salle de réunion pour y tenir vos assemblées générales ou leur rendez-vous professionnels).

 

Vis-à-vis de l'administration, le centre de domiciliation est le siège social de l'entreprise. Le domiciliataire (le centre d'affaires TBC Dijon-Longvic dans le cas présent) doit ainsi être en mesure d'indiquer où sont stockées les pièces comptables et les documents commerciaux. Vous pouvez également être capable d'y réaliser tous vos contrôles administratifs, et cela concerne tous les contrôles légaux (fiscal, social, douane...)
"Le centre de domiciliation est le siège social de l'entreprise."

Enfin, l'accueil de votre entreprise ne se limite pas à l'hébergement de votre activité. C'est aussi un personnel performant et qualifié à votre écoute et à votre service. Au quotidien, nous accueillons vos clients et récupérons votre courrier (recommandés et colis également) grâce à une procuration postale que vous nous aurez accordé à la signature du contrat de domiciliation.

 

Vous pourrez ainsi venir récupérer votre courrier quand vous le souhaitez auprès de l'accueil du centre et non dans une boîte aux lettres. Si vous ne souhaitez pas vous déplacer, vous pouvez opter pour le service de renvoi de courrier à votre domicile !


2- Une activité règlementée.

L'activité de domiciliation d'entreprise est en fait une activité réglementée par différents dispositifs, comme le TRACFIN (1) destiné à lutter contre le blanchissement d'argent et le financement du terrorisme. C'est la raison pour laquelle une des conditions d'exercice est de posséder un agrément préfectoral, et ce depuis le 1er janvier 2010.

L'agrément préfectoral impose un certain nombre de diligences à mettre en œuvre pour nous assurer de la qualité de nos clients. Nous devons ainsi vérifier les éléments concernant la société, en demandant des pièces justificatives indispensables au dossier, telles que les statuts, un extrait KBIS, l'identité des dirigeants et le justificatif de domicile.Ce travail de vérification doit être fait annuellement et le domiciliataire doit conserver, dans un dossier, tous les éléments correspondants.

D'autres obligations s'imposent également sur la qualité de l'établissement liées aux normes AFNOR (2) et aux recommandations du SYNAPHE (3).

 

 

Finalement, un centre de domiciliation est tout sauf une boîte aux lettres !



Vous recherchez un centre de domiciliation à Dijon pour votre entreprise ?

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(1) TRACFIN : (Traitement du Renseignement et Action contre les Circuits Financiers Clandestins). Cet organisme dépend du Ministère de l'économie et des fiances chargé de la lutte contre le blanchiment d'argent et le financement du terrorisme (dit noircissement d'argent).

(2) SYNAPHE : C'est le Syndicat National des Professionnels d'Hébergement d'Entreprises qui regroupe les centres d'affaires & de domiciliation, et qui préconise des normes professionnelles à travers un label de qualité (Ouverture toute l'année, secrétariat libre service, la tenue d'un dossier avec pièces justificative, mise à disposition de salle de réunion...)

(3) AFNOR : Association Française de Normalisation (NF X50772)